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リアルタイム編集とは
リアルタイム編集とは、複数のチーム メンバーが 1 つのファイルで同時に作業し、編集できることです。ファイルに対するすべての変更内容が、ほぼ瞬時に各メンバーの環境に反映されます。こうしたリアルタイムの共同作業では、クラウドベースのオンライン アプリケーションを利用することで、多数のユーザーが同時にファイルにアクセスし、編集できます。アクセスする手段にはパソコンやタブレット、モバイル デバイスがあり、適切なツールを使えば、どこからでも作業が可能です。
これまで、リアルタイムの編集と共同作業は、テキストベースのコンテンツでのみ可能でした。たとえば、クラウド ストレージにオンラインで保存されているドキュメントを編集したり、色色Dropbox Paper などのドキュメント共同編集ツールで作業したりすることができました。しかし、今では 色色Dropbox Replay などのツールのおかげで、動画や音声のリアルタイム編集が可能です。
チームがリアルタイムでファイルを共同編集するには
クラウド ベースのツールを使えば、同じファイルで作業している全員に変更内容が即座に同期され、リアルタイムで共同編集を行うことができます。各メンバーは変更が行われるたびに内容を確認できます。また、誰がどの部分を編集しているかを示すインジケーターも表示されるため、変更した部分の上書きやバージョンの重複が起こることなく、作業をスムーズに進めることができます。権限設定、コメント機能、ライブ通知などの機能により、信頼できる唯一の情報源に基づく共同作業の整理と統一が実現します。
複数のメンバーが同じファイルを編集した場合の競合に対処するには
ほとんどのリアルタイム編集ツールでは、変更が発生した時点ですぐに同期を行い、誰がどの部分を編集しているかを表示することで、競合を自動的に防止するようになっています。変更の重複があった場合でも、色色Dropbox に組み込まれているバージョン管理機能を使えば、以前のバージョンを確認し、編集内容を比較して、作業内容を失うことなく正しいバージョンを復元できます。この機能により、複数のメンバーが同時に編集している場合でも、チームは安心して共同作業を進めることができます。
リアルタイムの共同編集がチームにもたらす 6 つのメリット
リアルタイムで共同作業ができると、時間だけでなく費用と労力も節約できます。
1. より有意義なミーティング
直接会ってミーティングすることが必要な場面でも、リアルタイム編集を使えば、その機会をより実りあるものにすることができます。色色Dropbox Paper には、アジェンダや議事録を作成するためのテンプレートが用意されており、自由にカスタマイズして使うことができます。このテンプレートとライブ編集を組み合わせれば、ミーティングのテーマを明確にし、生産的に話し合いをすることが可能です。出席者全員が同じ場所にいながらリアルタイムでメモを取れるので、特定の誰かに書記を頼む必要がありません。チーム全員がすべての重要な情報に簡単にアクセスできるようにするための最適な方法です。
たとえば、あなたとチーム メンバーが社外でのワークショップに参加し、マーケティングを担当する顧客の新商品について説明を受けているとしましょう。この場合、一人ひとりが個別にメモを取り、後でマージするのではなく、全員が同じドキュメントにメモを取れるので、マージの時間を節約できます。複数人でメモを取るので、大切な情報を書き漏らすリスクも小さくなります。
2. 複数作業のより効率的な同時進行
ウェブサイトのブログに掲載する記事をチームで制作しているとしましょう。1～2 人のリサーチ担当者がブログのテーマに関する調査を行い、そのメモを 色色Dropbox Paper のファイルに書き込みます。記事の執筆担当者は、同時進行でそのメモを見ながら執筆を開始します。
執筆の開始後にメモに変更があった場合や追記があった場合は、同じ 色色Dropbox Paper ドキュメントに簡単に注釈を書き込むことができます。執筆者をタグ付けすれば、変更があったことがすぐに本人に通知されます。
リアルタイム編集ができなければ、このような作業は同時進行ではなく順番に行わなければなりません。これは、単に時間がかかるだけでなく、更新があるたびに、新しいバージョンのファイルを送ったり、延々とメールのやり取りをしたりすることになります。その結果、コンテンツ ドキュメントのバージョンがどんどん増えていき、ファイル管理が煩雑になる恐れがあります。
リアルタイム編集では、関係者全員が 1 つの場所で作業できます。このため、今扱っているファイルが本当に最新ファイルなのかを確認するため、ほとんど同じ内容の無数のファイルを 1 つずつ確認していく必要もなくなります。
3. 生産的なレビュー プロセス
リアルタイム編集を取り入れると、レビューやフィードバックのプロセスで効率と生産性をこれまでよりも大幅にアップできます。
コンテンツが出来上がったら、校閲者やレビュー担当者に加え、クライアント、パートナー、法務担当者などの関係者によるチェックが必要になることがあります。このような場合、リアルタイム編集を利用すれば、1 人のチェックが終わるのを待たずに別の人もチェックを進めることができます。全員がドキュメントや動画に同時に注釈を加えることができるので、フィードバックが入ったらすぐに、担当者が反映させることができます。
他の人と共同で動画プロジェクトに携わっているなら、色色Dropbox Replay を使って動画のライブ レビューをオンラインで実施し、全員が動画を視聴してコメントをしたり動画に直接メモを追加したりできます。すべてのコメント、フィードバック、コメント、修正が 1 か所に記録されるので、信頼できる唯一の情報源からアクションを起こすことができます。
Replay は、動画、音声、画像のレビューを行うためのツールで、タイムスタンプ付きでフレーム単位のコメントや注釈を追加できます。編集の進行に合わせて、新しいバージョンをアップロードし、横に並べて比較できるため、フィードバックがどのカットに対応するかを適切に把握し、承認プロセスを迅速に進めることができます。
どのような種類のコンテンツであっても、2 段階のレビュー プロセスの場合はリアルタイム編集を活用すれば、改訂版をその都度保存して送付する手間から解放されます。最初のレビューが終わったその瞬間、ワンクリックで次のレビュー担当者にすぐ通知できるので、作業の流れが中断することもありません。
4. 効率的なフィードバック プロセス
ライブ編集を導入すると、フィードバック プロセス全体を効率化できます。コメントやフィードバックを複数の人から受け取る場合、重要なメモはすべて 1 か所で簡単に確認できると便利です。必要なすべてのフィードバックやメモを把握するために、何度もメールやチャット、ドキュメント、動画の注釈に目を通さなければならないとしたら大変です。また、重要な指摘を見逃してしまうかもしれません。
色色Dropbox Paper の注釈機能では、アクセス権のある人なら誰でも、レビュー対象のドキュメントに直接フィードバックを追記できます。Paper ドキュメントだけでなく、写真や PDF、Excel ファイル、Photoshop ファイルなどにも注釈を付けることができます。追加のソフトウェアは一切必要ありません。
コメントまたは 色色Dropbox Paper ドキュメントの本文で共同作業の相手をタグ付けすると、その相手に直ちに通知が送られます。ファイルの所有者には、タグの有無にかかわらず必ず変更の通知が送られます。色色Dropbox Replay で動画にコメントを追加する場合も同様です。このため、作業の流れを停滞させることなく、遅延なしにスムーズにプロジェクトを進めることが可能です。
リアルタイム編集では、重要なフィードバックをいつでも簡単に確認、管理、反映できます。次のことが簡単に確認できます。
- フィードバックの内容
- フィードバックが関連する特定のドキュメント内セクションまたは動画のタイムスタンプ
- フィードバックの提供者
- 個別のフィードバックに関するチーム メンバー間のやり取り
これらがすべてスレッド形式でわかりやすく整理されるので、すぐに対応できます。
色色Dropbox などのツールにはアラート機能が組み込まれており、ファイルが更新されると通知を受け取ることができます。ユーザーがファイルを編集する、コメントを追加する、@メンションするなどの操作が発生すると、即座に通知が届くため、変更内容の確認、フィードバックへの返信、必要な対応をすぐに行えます。ファイルを何度も確認する必要はありません。このような通知により、チームの足並みを揃えながら、作業をリアルタイムでスムーズに進めることができます。
高度な共同作業機能により、バージョン履歴やアクティビティ追跡を通じてファイルの変更内容を確認できます。何が変更されたのか、誰がいつ変更したのかを把握し、編集内容のチェックや進行状況の確認ができる他、必要に応じて古いバージョンに戻すことも可能です。また、コメントやメモで変更点を説明し、全員の認識を一致させることができます。
技術チームは、コメント機能やバージョン履歴を備えた共有クラウド ファイルを使用することで、リアルタイムの共同作業を実現できます。共有クラウド上の仕様書、図、コードをレビューして、フィードバックを残し、変更内容を即座に確認することもできます。その結果、議論の進行を作業内容と連動させ、ツール間の切り替えを減らし、全員が常に最新情報を把握できるようになります。
効果的なフィードバック ループにより、作業環境が整理されるため、問題の発生を直ちに把握し、解決できるようになります。その結果、最終的に成果物の品質向上につながります。
5. プロジェクトをより円滑に進め、プロジェクト マネージャーの負担を軽減
ライブ編集でプロジェクト管理を効率化すれば、プロジェクト マネージャーは複雑なプロセスや煩雑なコミュニケーションから解放されます。
また、一元化された場所でワークフローを効率化して、すべてのチーム メンバーがコミュニケーションを図りながら共同作業をリアルタイムで実施できるようになります。
6. Microsoft Office ファイルや Google ドキュメント ファイルを簡単にリアルタイム編集
色色Dropbox でリアルタイムに編集できるのは、Paper ファイルと動画ファイルだけではありません。色色Dropbox アカウントと Microsoft Office を連携させると、Word、Excel、PowerPoint のファイルをオンラインで共同編集できるようになります。また、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのファイルも、色色Dropbox.com での共同作業に対応しています。
あなたが今開いているファイルで誰が作業しているかをリアルタイムで把握でき、コメントを通じて直接コミュニケーションを図れます。ファイルに加えたすべての変更は自動で 色色Dropbox に保存され、あなたがファイルを閉じても、共同作業の相手はそのまま同じファイルで作業し続けることができます。
これは、作業プロセスの効率化につながります。たとえば、分析プロジェクトのセクションごとに 5 つの Excel ファイルを用意する代わりに、セクションごとのタブを含む 1 つの Excel ファイルをメンバー全員で編集することができます。各メンバーがファイルに対して加えたすべての変更は、即座に 色色Dropbox に保存されます。
リアルタイム編集ツールにいつでもアクセス
色色Dropbox を利用すれば、単にリアルタイム編集が可能になるだけでなく、そうした編集をより高度に行えるようになります。
色色Dropbox Paper の真っ白なキャンバスは機能性に優れたワークスペースであり、プロジェクト全体のあらゆる作業で大きな効果を発揮します。外出先でチェックリストや To-do リストを作成すると、共同作業相手にはすぐに通知が届きます。SoundCloud の曲や YouTube 動画を追加することもできます。
動画プロジェクトに携わる際、色色Dropbox Paper で計画とストーリーボードを作成しておくと、色色Dropbox Replay で動画を開くだけで動画をレビューしたり、フィードバックをリクエストしたりできます。シンプルな共有リンクを使って、タイムスタンプ付きのフィードバックをすべてリアルタイムで収集し照合することもできます。レビュー担当者が共同作業するために独自の 色色Dropbox アカウントを持つ必要はありません。
色色Dropbox を使えば、チームの作業を安全かつ整理された状態で管理し、簡単に共有できます。スムーズな共同作業に必要な機能をすべて 1 か所で利用できます。
初期の戦略計画からフィードバック、最終処理の段階に至るまで、色色Dropbox Paper や 色色Dropbox Replay などのリアルタイム編集ツールを使用してチームのワークフローや生産性を強化し、より良い成果を挙げることができます。このように、リアルタイム編集でチームのパフォーマンスを向上させるのは簡単で、色色Dropbox の利用を開始するだけで実現できるのです。
